De fiscale bewaarplicht voor Belgische ondernemers en freelancers.

Stel: de belastingdienst komt terug op een aangifte van jaren geleden. Heb je nog alle betreffende documenten in je bezit?
De wet verplicht ondernemingen er namelijk toe om officiële documenten voor een bepaalde periode te archiveren. Dit is een regeling voor zowel grote- als kleine bedrijven.
De bewaarplicht van de bedrijfsadministratie is dus ook van toepassing op freelancers.

Hieronder geven we je graag een overzicht mee.

Bewaarplicht: welke documenten moet je bijhouden?

Speel best op veilig: houd alle mogelijke officiële documenten bij.

• Boekhoudkundige documenten
• BTW documenten
• Documenten betreffende onroerende goederen, zoals bijvoorbeeld bedrijfsruimtes
• Documentatie omtrent je belastbaar inkomen als ondernemer of freelancer
• Vennootschapsdocumenten, zoals notulen en verslagen
• Sociale documenten

Bewaarplicht: hoe lang moet je documenten bewaren?

Hieronder plaatsen we nog eens alles op een rij, met telkens de gedetailleerde bewaarperiode.

• Boekhoudingsdocumenten moeten 10 jaar in je bezit blijven.
  Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je na 3 jaar vernietigen.
• Btw-documenten houd je 7 jaar bij.
• Documenten met betrekking tot onroerende goederen houd je 15 jaar bij.
• Documenten die nodig zijn om je belastbaar inkomen als ondernemer vast te stellen moet je 5 jaar bijhouden.
• Ook vennootschapsdocumenten bewaar je vijf jaar.
• Voor sociale documenten maakt men een onderscheid volgens documenttype. Sommige houd je 5 jaar bij na afloop van het boekjaar, bij andere tel je vanaf het einde van de maand van het document. Om het eenvoudig te houden, bewaar je best alles samen voor 5 jaar na afloop van het boekjaar.

Belangrijke uitzondering!

Alles relevant binnen bepaalde procedures, denk bijvoorbeeld aan faillissementen of gerechtelijke dossiers, moet je tot na afloop van die procedure bewaren.

Bewaarplicht: hoe bewaar je jouw bedrijfsdocumenten?

Vroeger was een archiefkast niet weg te denken bij goed draaiende bedrijven. De dag van vandaag beheren veel zelfstandigen hun boekhouding digitaal. Op welke manier moet je jouw boekhouding nu eigenlijk bijhouden?

Administratie moet je bewaren op de originele manier waarop je het ontvangt.

Ga je bijvoorbeeld voor digitaal?
Inscannen is geen probleem, zolang de authenticiteit van herkomst en inhoud van het document geen wijzigingen ondergaat.

Ontvang je een factuur via een e-mail, sla die dan ook op met de originele bijlage. Zo kan men achterhalen dat het document dezelfde is.

Het is nooit een slecht idee om papieren (zoals tickets en bonnetjes) te digitaliseren. Inkt kan namelijk vervagen en onleesbaar worden.

Maak je gebruik van een cloud?
Zorg er dan zeker voor dat de opslag na 7 tot 15 jaar nog te openen is!

Maak het jezelf gemakkelijk

Voor elk type document onthouden hoelang je het moet bijhouden, is misschien overbodige moeite. Maak het jezelf niet te moeilijk: houd alles 10 jaar bij.

Er is maar één beduidende uitzondering waarbij een bewaartijd van 15 jaar geldt, namelijk documentatie in verband met onroerende goederen. Dat moet omdat het herzieningstijdperk voor de aftrek van de btw op 15 jaar werd vastgelegd. Verzamel alle papieren in een aparte map.

Houd rekening met deze aspecten

De bewaarplicht in België geldt ook voor freelancers.

Voor de meeste gevallen gaat de bewaartermijn in na het boekjaar.

Deze termijnen zijn aan verandering onderhevig!
Raadpleeg de website van de belastingdienst bij twijfel.