Zien we een switch in bedrijfsorganisatie en management in tijden van telewerk, afstand houden en handen ontsmetten?
Door COVID-19 moesten veel bedrijven zich van dag een op dag twee enorm gaan aanpassen. Zo voerde men allerlei nieuwe software in, videomeetings werden dagelijkse kost en het aantal thuiswerkers steeg door het verplicht telewerken.
Wijzigde naar aanleiding van telewerk ook het management?
Hoewel de maatregelen veel verandering met zich meebrachten, werd de aanpak binnen bedrijven niet op alle vlakken herzien. Uit studies bleek nochtans dat een traditionele manier van leiding geven niet langer past bij een situatie met veel thuiswerkers.
Werknemers die thuis werken, zitten vaak alleen. Ze hebben weinig interactie met collega’s, werken vaker buiten de kantooruren en hebben niemand die voortdurend over hun schouder meekijkt.
Een nieuwe managementstijl, gebaseerd op de behoeftes van thuiswerkers is meer dan ooit nodig!
Wij sommen graag enkele tips op voor managers.
1) Telewerk managment: Communicatie is key
Zelf in niet-corona tijden is communicatie een cruciaal aspect voor elk team. Speelt afstand een rol, dan is het van groot belang duidelijke verwachtingen vast te leggen. Vergeet ook niet dat er hier zeker sprake is van tweerichtingsverkeer!
Spreek bijvoorbeeld af:
- hoe vaak je iets van je werknemers wilt horen
- of ze hun werktijd aan je moeten voorleggen
- of ze moeten terugkoppelen voordat ze hun werkdag beëindigen
- wanneer je videomeetings met hen inplant
- uit je begrip tegenover hun dagdagelijkse afleidingen (kinderen, huisdieren of de postbode bijvoorbeeld!)
- vertel hen duidelijk op welke momenten en manieren zij jou kunnen bereiken
Zorg ervoor dat iedereen weet wat van hen verwacht wordt en zo op eenzelfde lijn zit
2) Telewerk management: Communicatiemiddelen
Op kantoor spreken collega’s elkaar meer face to face en kan men elk moment naar een teamlid stappen met vragen. Bij thuiswerken verleggen ze die communicatie naar mails, telefoons en videogesprekken.
Via welke kanalen en platformen de communicatie verloopt tijdens de werkuren is van belang. Elke 5 minuten een telefoontje ontvangen kan vervelend en storend zijn. Helemaal geen feedback ontvangen dan weer belemmerend voor de voortgang van het werk.
Maak hier duidelijke afspraken over met je team, zodat er geen communicatie verloren gaat
3) Telewerk management: vaste teammeetings
Afgezonderd zitten kan de werksfeer volledig veranderen. Je volledige team minstens een keer per week samenbrengen voor een (digitale) meeting is essentieel. Zo blijft iedereen op de hoogte van de stand van zaken, kunnen zaken overlegd worden en is evaluatie mogelijk.
Vergeet niet dat dit een van de weinige contactmomenten zijn voor wie thuis werkt. Deze vergaderingen hebben als doel professioneel en productief te zijn, maar probeer toch ruimte te laten voor humor en medeleven
4) Telewerk management: Een-op-een
Voor de ene werknemer is thuiswerken een droom, voor anderen een echte hel. Individuele momenten met je teamleden helpen je hun gemoed en de motivatie op te volgen.
Het geeft hen ook de kans om bepaalde zaken aan bod te laten komen die misschien niet in groepsgesprekken kunnen plaatsvinden.
💡 Tip: probeer hier een stramien in te vinden, bijvoorbeeld 2x per week een check-up mail of telefoongesprek van een aantal minuten tot een kwartier
5) Zelfstandigheid
Medewerkers tot op de seconde controleren is zo goed als onmogelijk.
Geef toe: zelf op de werkvloer kan je niet alles constant in de gaten houden.
Probeer je werknemers er op te vertrouwen dat zij het werk doen dat van hen verwacht wordt. Leg je aandacht eerder op het geleverde resultaat, dan een dagelijkse briefing van hoe ver alles vordert. Geef je medewerkers ook een gevoel van zelfstandigheid. Zij moeten nu zelf het evenwicht vinden tussen werk en privéleven.
Hoe heb jij de werksituatie aangepast om te voldoen aan de corona maatregelen?
Is telewerk iets wat binnen jouw bedrijf zal worden aangehouden na de crisis?
Wat kan Mana Office voor u betekenen?
Liggen jouw paperassen overhoop?
Is jouw boekhouding een chaos?
Ben je het noorden kwijt in jouw administratie?
Tijdelijk extra administratieve ondersteuning
Maand- of jaarafsluiting op de boekhouding?
Een administratieve medewerker met een burn-out?
Of iemand op de personeelsafdeling met zwangerschapsverlof?
We staan voor je klaar. Met professionele en kwaliteitsvolle administratieve ondersteuning.