Wil jij jouw workflow verbeteren door jouw tijd beter in te delen aan de hand van een to do lijst? Het lijkt op het eerste zicht een goed idee.  Maar… Al snel schrijf je je agenda vol en houd je er onafgewerkte to do lijstjes aan over. Of maak je in het geheel geen lijsten of notities?

Volgens een onderzoek van LinkedIn gebruiken 63% van de professionals een to do lijstje en maken slechts 11% van hen dagelijks alle taken af.

In deze blogpost delen wij graag tips en advies hoe jij jouw workflow kan verbeteren m.b.v. je agenda en to do lijstjes!

Verbeter je workflow: Wat loopt er mis?

De agenda en to do lijsten zijn vaak onbegrepen en onderschatte tools in ons dagelijkse (werk)leven. Deze hulpmiddelen kunnen je workflow verbeteren en je dag in balans houden, mits je het op een goede manier aanpakt.

Begin met het onderscheid te maken tussen agendaplanning en je to do lijst.

Overspoel je jouw agenda ook met takenlijsten en losse memo’s?

To do lijstjes zijn een wirwar van taken, gaande van ‘kinderkamer opruimen’ tot ‘dokter bellen’ en ‘factuur maken’. Uiteraard ga je steeds eerst voor de gemakkelijkste en kleinste taken. Hoe sneller en meer je afvinkt, hoe vaker je een dosis dopamine binnenkrijgt. Dopamine is het stofje in je hersenen die je een beloond en tevreden gevoel geeft. 

Maar hoe zorg je er voor dat ook de grote taken van je lijstjes verdwijnen?

Verbeter je workflow: Hoe jouw werkplanning anders aanpakken?

Een takenlijst is maar een onderdeel van een groter werksysteem, je agenda. Daar start je best mee!

• Richt je agenda in zoals je je tijd graag indeelt. Kies blokken van een kwartier, halve uren of iets anders naar keuze.
• Baken jouw werkmomenten goed af, zeker als je werk -en privéagenda combineert!
• Zet taken die langer duren dan een halfuur automatisch in je agenda i.p.v. op een to do lijstje.  

In je agenda zie je in één oogopslag of er nog ruimte is, of als je dag volgeboekt staat. ’s Avonds doorwerken of je weekends opofferen zijn op lange termijn geen goed idee! Denk aan je mentale gezondheid en een gezonde werkbalans.

Verbeter je workflow door een goed to do lijstje samen te stellen

De belangrijkste voorwaarde waaraan je taken moeten voldoen om op je lijstje te mogen komen is dat je ze snel kunt afvinken (en je een dopamine-kick bezorgen).

Bij elke taak sta je best stil bij volgende vragen:

• Is de taak simpel en concreet?
• Kan ik het snel afvinken (in minder dan 30 minuten)?

Allebei ja? Voeg ze dan maar toe!
Grote, meer vage taken passen beter in je agenda.

Bijkomende tip: Een taak afgerond? Kijk niet in je mailbox! Er kunnen enerzijds nieuwe memo’s bijkomen of je vergeet zo weer dat je bezig was met je takenlijst.

Verbeter je workflow: Waarom zelf lijsten maken?

Je hersenen herinneren je aan allerlei zaken die je nog moet doen. Sterker nog, ze blijven je signalen geven tot ze zeker weten dat er echt iets mee gaat gebeuren.

Valt het bij jou soms ook voor dat hetzelfde kleine seintje wel tientallen keren op een dag door je hersenen wordt gestuurd? De timing is ook niet altijd even goed… Daar kan je iets aan doen.

Op zich is het geen slecht gegeven, want zo heb je minder kans iets te vergeten. Echter, het leven is zo complex dat je onmogelijk alles in je hoofd kunt bewaren. Schrijf ze daarom op! Op papier, digitaal of gelijk waar. Zolang je overzichtelijk te werk gaat en de lijsten niet verliest, zit je safe om je brein even rust te bieden.